Prowadząc firmę, warto szukać rozwiązań, które ułatwią jej funkcjonowanie i obniżą koszty, jakie musisz ponosić. Jednym z trudniejszych do kontrolowania obszarów, jest paliwo zużyte w służbowych samochodach. Podpowiemy, jak możesz je kontrolować.
Karta paliwowa – nie tylko do rozliczania paliwa
Posiadając firmowe samochody, z pewnością wiesz, że istnieje możliwość wyrobienia karty paliwowej, którą będzie można rozliczać opłaty za paliwo. W zależności od wybranej opcji taka karta paliwowa dla firmy może działać tylko na terenie naszego kraju, albo też w krajach członkowskich UE. Czy jednak masz świadomość innych potencjalnych zalet, z którymi wiąże się posiadanie takiej karty?
Dzięki niej Twoi pracownicy nie tylko będą mogli regulować rachunki za paliwo, ale również za przejazd autostradą, skorzystanie z myjni, parkowanie czy opłaty drogowe. Kolejnym atutem posiadania tego typu kart jest fakt, że im więcej z niej korzystasz, tym większe rabaty są naliczane podczas rozliczeń. Dodatkowo jeszcze łatwiej będzie Ci kontrolować firmowe wydatki, ponieważ wszystkie te transakcje będą dostępne na fakturze.
Kiedy możesz starać się o zwrot podatku za paliwo?
Twoi pracownicy odbywają podróże służbowe do krajów UE, w których firma nie ma siedziby? Jeśli podczas takich wyjazdów, poruszają się firmowymi samochodami, tankując tam paliwo czy korzystając z autostrad, warto pomyśleć o zwrocie VAT za paliwo. W tym celu musisz przesłać do odpowiedniego urzędu skarbowego wniosek z taką prośbą, jak również dołączyć do niego faktury, które będą potwierdzały, że taki zwrot się należy.
Przy tego typu działaniach, powinieneś się zastanowić, czy chcesz się tym zajmować samodzielnie, czy może zlecisz to pełnomocnikowi, który dopilnuje wszystkich formalności. Jeśli chcesz skorzystać z drugiego rozwiązania, powinieneś do wniosku dołączyć dokument, który będzie potwierdzał przekazanie pełnomocnictwa. Jak widać, posiadanie takiej karty to nie tylko zniżki i możliwość kontrolowania firmowych finansów, ale również łatwiejsze uzyskanie zwrotu podatku VAT.
Karta paliwowa pozwala na uiszczanie opłat drogowych
Jeżeli Twoi pracownicy poruszają się samochodami służbowymi, których masa nie przekracza 3,5 tony, to w wielu przypadkach nie muszą płacić za przejazd drogami. Wyjątkiem są prywatne autostrady, gdzie trzeba uiścić odpowiednią wpłatę, w zależności od długości przejechanego odcinka. Wówczas mogą skorzystać z karty paliwowej, dzięki czemu, w firmie łatwiej będzie kontrolować wszystkie wydatki, a co więcej, zamiast kilkunastu różnych paragonów, wszystkie niezbędne pozycje, będą znajdowały się na jednej fakturze.
Jeśli jednak poruszają się pojazdami, których masa przekracza 3,5 tony, firma będzie musiała dokonywać odpowiednich rozliczeń nie tylko na autostradach, ale również drogach ekspresowych czy wybranych drogach krajowych. Warto wówczas wiedzieć, jak są naliczane opłaty drogowe, aby uniknąć przykrych niespodzianek.
Powinieneś wówczas dokonać rejestracji w systemie e–TOLL, który automatycznie będzie naliczał wszystkie rozliczenia. Co istotne, zależeć będą one od klasy drogi, klasy emisji spalin EURO oraz maksymalnej dopuszczalnej masy całkowitej pojazdu. Wszystkie informacje łatwo będziesz mógł sprawdzić, a co więcej, będziesz miał kontrolę nad tym, jakimi drogami poruszają się pracownicy.